1. Wybierz hotel w centrum miasta
Dzięki temu nie musisz się martwić o atrakcje dla uczestników, każdy z pewnością znajdzie coś dla siebie. Nie będzie też problemu z dojazdem- do centrum można dojechać autem, autobusem, tramwajem czy taksówką.
Jeśli szkolenie lub konferencja trwa kilka dni, zarezerwuj wcześniej pokoje. Koniecznie ze śniadaniami. Po pierwsze, to najważniejszy posiłek dnia. Po drugie, to dobry moment na małą integrację uczestników. Przy wyborze miejsca noclegowego, zwróć uwagę również na komfort pokoi, w których będą nocować uczestnicy. Wygodne, przestronne i nieskazitelnie czyste pokoje- to absolutna podstawa każdego wyjazdu.
2. Upewnij się, że dany obiekt posiada parking
Warto sprawdzić czy wybrany hotel ma parking na miejscu. Często zdąża się tak, że obiekty informują o posiadaniu miejsc parkingowych, ale zapominają już dodać, że są one oddalone o 500 metrów.
Nie ma nic bardziej frustrującego niż spacer w deszczu w świeżo wyprasowanej koszuli, z laptopem na ramieniu i materiałami szkoleniowymi w ręce.
3. Wyśmienity catering
Przerwa kawowa, lunch czy kolacja. Pamiętajmy, że podczas eleganckiego posiłku niedopuszczalne są plastikowe sztućce czy styropianowe opakowania. Błaha rzecz, ale organizatorzy często ją pomijają.
Jeszcze przed przyjazdem, warto jest ustalić godziny przerwy kawowej oraz upewnić się, że serwowana kawa będzie dobrej jakości. Przypomnijmy osobie prowadzącej szkolenie o godzinie lunchu i zasugerujmy, żeby się jej trzymać. Nawet najpyszniejsze dania nie lubią być wielokrotnie podgrzewane.
4. Możliwość przedłużenia godzin wynajmowanej Sali
Szkolenia i konferencje charakteryzują się dynamiką spotkań. Czasami omawianego tematu nie da się skończyć równo o czasie. Bardzo ważne jest więc mieć możliwość przedłużenia godzin wynajmowania sali, jeśli zajdzie taka potrzeba. Warto ustalić to na samym początku, jeszcze przy zakładaniu rezerwacji, wówczas w trakcie spotkania będziemy spokojni i będziemy mogli się skupić na tym co naprawdę ważne.
5. Osoba dedykowana dla Waszej grupy, która jest odpowiedzialna za „dopięcie wszystkiego na ostatni guzik”.
To ostatni, ale wbrew pozorom bardzo ważny czynnik udanego szkolenia. Opiekun Państwa grupy nie tylko sprawi, że będzie miło, witając Was w progu, ale przede wszystkim zadba o to, żeby każdy Gość czuł się dobrze, miał wszystko czego potrzebuje na czas oraz ab pozostałe działy w hotelu były poinformowane o tym kim jest grupa, jak się rozlicza, o której godzinie ma śniadanie czy też obiad. Taka osoba pamięta również o specjalnych dietach Gości i synchronizuje godziny szkoleń z godzinami wydawanych posiłków.
Jeśli macie dodatkowe pytania na temat organizacji spotkań, szkoleń lub konferencji, zachęcamy do kontaktu z nami pod adresem mailowym: konferencje@europeum.pl lub pod numerem telefonu: 71 371 44 08. Z największą przyjemnością odpowiemy na wszystkie pytania, doradzimy i podpowiemy co i jak zorganizować ;)
