Organisation einer Konferenz – wo anfangen?
Bei der Organisation einer Konferenz geht es in erster Linie darum, einen guten Plan zu erstellen und die nachfolgenden Phasen effizient umzusetzen. Allerdings gilt es, sich bereits in der Anfangsphase auf das Eintreten unvorhergesehener Situationen vorzubereiten, die den angenommenen Zeitplan stören könnten, und frühzeitig Alternativszenarien zu entwickeln.
Zunächst ist es notwendig, das Datum der Veranstaltung auszuwählen, die inhaltliche Ebene vorzubereiten und eine angemessene Kommunikation zu planen, die es Ihnen ermöglicht, potenzielle Interessenten an der Veranstaltung zu informieren. Wenn wir den Aktionsplan und die wesentlichen Themen festlegen, müssen wir einen Ort finden, an dem die Veranstaltung stattfinden wird. Wir verfügen über viele Einrichtungen, die Konferenzräume anbieten – Universitätsgelände, Hotels oder Konferenzzentren –, daher sollten wir bei der Auswahl des perfekten Ortes in erster Linie das Thema der Veranstaltung und die Bedürfnisse des Referenten und der Zielgruppe berücksichtigen.
Eine Konferenz Schritt für Schritt organisieren
Im Folgenden stellen wir Schritt für Schritt vor, wie Sie eine Konferenz organisieren, um sich an alle wichtigen Aspekte der Umsetzung eines solchen Projekts zu erinnern und unnötigen Stress zu vermeiden.
Schritt 1: Wählen Sie einen Tagungsort aus
Der Raum, in dem die Konferenz abgehalten wird, ist von großer Bedeutung – und eine bequeme Erreichbarkeit wird hier eine der Hauptrollen spielen. In diesem Zusammenhang sollten wir uns sowohl darum kümmern, den Ort, an dem wir die Veranstaltung organisieren, bequem zu erreichen, als auch die Einrichtung selbst leicht zu finden. Ein weiterer Aspekt, auf den es sich zu achten lohnt, sind die Sehenswürdigkeiten, die sich in der Nähe der Anlage befinden - am besten nur einen kurzen Spaziergang entfernt. Bei der Organisation eines mehrtägigen Meetings sollten wir den Teilnehmern die Möglichkeit bieten, ihre Freizeit auf angenehme und aktive Weise zu verbringen.
Schritt 2: Sorgen Sie für die Unterbringung der Konferenzteilnehmer
Bei Veranstaltungen, die länger als einen Tag dauern, lohnt es sich, eine Unterkunft am Tagungsort zu suchen – dies ist auf jeden Fall die bessere Lösung, als Zimmer in einer entfernten Einrichtung zu buchen. Denken Sie daran, dass Tagungsteilnehmer oft Koffer dabei haben, daher ist eine Unterkunft vor Ort eine große Hilfe. Dank dessen können die Gäste effizient einchecken und ihr Gepäck aufbewahren sowie sich erfrischen und ausruhen, bevor sie sprechen.
Schritt 3: Wählen Sie einen Besprechungsraum aus
Im nächsten Schritt wählen Sie den Konferenzraum selbst aus. Hierbei sind vor allem die Größe der Gruppe sowie Art und Wesen der Veranstaltung zu berücksichtigen. Wenn wir eine große Konferenz organisieren, brauchen wir einen Raum, in dem wir Stühle und Tische frei anordnen können, um optimalen Komfort und Platz für jeden Teilnehmer zu gewährleisten. Andererseits ist es für kleinere Gruppen besser, kleinere Räume zu wählen - die Konferenz wird nicht weniger frequentiert aussehen, und die Atmosphäre wird viel intimer sein.
Ein wichtiger Aspekt bei der Organisation einer Tagung ist auch die Möglichkeit der freien Gestaltung des Raumes – für manche Veranstaltungen kann es notwendig sein, die Bestuhlung anders anzuordnen, beispielsweise in Form eines Hufeisens. Vor der Entscheidung lohnt es sich auch zu prüfen, ob die Räume klimatisiert sind. Dies ist besonders wichtig in den Sommermonaten und bei größeren Gruppen, wo es nach einigen Stunden Reden gut ist, die Luft auszutauschen oder leicht abzukühlen.
Schritt 4: Überprüfen Sie die Ausstattung des Konferenzraums
Im nächsten Schritt wird geprüft, ob die ausgewählte Einrichtung und der Tagungsraum über die notwendige technische Ausstattung verfügen. Sie müssen sich genau überlegen, wie die Vorlesungen durchgeführt werden und welche Einrichtungen Sie benötigen. Heutzutage sind die meisten Tagungsstätten mit entsprechendem Equipment ausgestattet, darunter Beamer und Präsentationscomputer. Auch Flipcharts und Marker gehören zum Standard – notwendig zum Beispiel für kreative Meetings.
Eines der wichtigsten Themen, das wir nicht außer Acht lassen dürfen, ist auch der ständige Zugang zum Internet für alle Benutzer und eine komfortable Anzahl von Ladepunkten für Telefone oder andere elektronische Geräte.
Schritt 5: Bereiten Sie den Konferenzplan vor
Obwohl zuletzt erwähnt, ist die Planung der Veranstaltung genauso wichtig wie die anderen Phasen der Organisation der Konferenz. Ein untrennbares Element des Plans sollten Kaffeepausen sein, in denen sich die Teilnehmer ausruhen und neue, nicht nur geschäftliche Beziehungen knüpfen können. Dies ist in der Zeit nach der Pandemie von besonderer Bedeutung, wenn Konferenzen und ihre Organisation in die Online-Welt verlagert wurden.
Bei ausreichendem Budget lohnt es sich, eine längere Mittagspause in den Tagungsplan einzuplanen. Lassen Sie uns in einer solchen Situation bereits bei der Auswahl der Einrichtung auf die Möglichkeit achten, den Teilnehmern eine warme Mahlzeit anzubieten.
Wie organisiert man eine Konferenz? Profitieren Sie von unserer Erfahrung!
Die Organisation einer Konferenz muss keine stressige Herausforderung sein. Dank unserer Beratung wird daraus ein gut geplanter Prozess, bei dem wir keine für den Projekterfolg wichtigen Themen und Details auslassen. Vor allem aber müssen wir uns keine Gedanken darüber machen, wie wir eine Konferenz organisieren und selbst handeln – bei der Entscheidung, eine Konferenz in einem Hotel zu organisieren, können wir auf die Unterstützung eines erfahrenen Partners zählen.
Das Hotel Europeum bietet Konferenzräume in Wrocław, die beliebig arrangiert werden können, sowie ein eigenes Catering. Das Hotel befindet sich direkt im Zentrum von Breslau und ist daher sowohl mit dem Auto als auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln leicht zu erreichen. Darüber hinaus bedeutet die Nähe des Breslauer Marktplatzes, dass die Gäste in ihrer Freizeit die Attraktionen und Dienstleistungen der Stadt frei nutzen können.
