Organizacja konferencji – od czego zacząć?
Organizowanie konferencji polega przede wszystkim na stworzeniu dobrego planu i sprawnej realizacji kolejnych jego etapów. Już na początkowym etapie należy jednak przygotować się również na wystąpienie nieprzewidzianych sytuacji, które mogą zakłócić założony harmonogram oraz odpowiednio wcześniej opracować scenariusze alternatywne.
W pierwszej kolejności konieczne jest wytypowanie terminu wydarzenia, przygotowanie warstwy merytorycznej oraz zaplanowanie odpowiedniej komunikacji, która pozwoli na poinformowanie o evencie osoby potencjalnie nim zainteresowane. Kiedy ustalimy plan działania i zagadnienia merytoryczne, trzeba znaleźć przestrzeń, w której wydarzenie się odbędzie. Do dyspozycji mamy wiele obiektów oferujących sale konferencyjne – kampusy uniwersyteckie, hotele czy centra konferencyjne – dlatego wybierając to idealne miejsce powinniśmy mieć na uwadze przede wszystkim tematykę wydarzenia oraz potrzeby prelegenta i grupy docelowej.
Organizacja konferencji krok po kroku
Poniżej przedstawiamy, jak zorganizować konferencję krok po kroku, by pamiętać o wszystkich najważniejszych aspektach realizacji takiego przedsięwzięcia i uniknąć niepotrzebnego stresu.
Krok 1: Wybierz miejsce konferencji
Przestrzeń, w której odbędzie się konferencja, ma ogromne znaczenie – a jedną z głównych ról będzie odgrywał tu dogodny dojazd. W tym kontekście powinniśmy zadbać zarówno o wygodę dotarcia do miejscowości, w której organizujemy wydarzenie, jak i łatwość znalezienia samego obiektu. Innym aspektem, na który dobrze jest zwrócić uwagę, są atrakcje, jakie znajdują się w pobliżu obiektu – najlepiej w odległości krótkiego spaceru. Organizując spotkanie kilkudniowe, powinniśmy zapewnić uczestnikom możliwość spędzenia czasu wolnego w sposób przyjemny i aktywny.
Krok 2: Zadbaj o nocleg dla uczestników konferencji
W przypadku eventów dłuższych niż jednodniowe, warto rozejrzeć się za miejscem zapewniającym noclegi na miejscu konferencji – to zdecydowanie lepsze rozwiązanie niż rezerwacja pokoi w oddalonym obiekcie. Pamiętajmy, że uczestnicy konferencji często mają ze sobą walizki, więc noclegi na miejscu będą znacznym ułatwieniem. Dzięki temu goście będą mogli sprawnie się zameldować i pozostawić bagaże, a także odświeżyć się i odpocząć przed wystąpieniami.
Krok 3: Wybierz salę konferencyjną
Następny krok to wybór samej sali konferencyjnej. Na tym etapie trzeba mieć na uwadze przede wszystkim wielkość grupy oraz rodzaj i charakter wydarzenia. Jeśli organizujemy dużą konferencję, potrzebujemy sali, w której swobodnie rozstawimy krzesła i stoły, zapewniając każdemu uczestnikowi optymalny komfort i przestrzeń. Z kolei dla grup mniej licznych lepiej wybierać mniejsze sale – konferencja nie będzie wyglądała na mało uczęszczaną, a nastrój będzie zdecydowanie bardziej kameralny.
Ważnym aspektem podczas organizacji konferencji jest również możliwość swobodnej aranżacji sali – w przypadku niektórych wydarzeń konieczne może okazać się inne ustawienie krzeseł, na przykład w kształcie podkowy. Przed podjęciem decyzji warto także ustalić, czy sale są klimatyzowane. Ma to znaczenie szczególnie w miesiącach letnich oraz przy większych grupach, gdzie po kilku godzinach wystąpień dobrze jest wymienić lub lekko schłodzić powietrze.
Krok 4: Sprawdź wyposażenie sal konferencyjnych
Kolejny krok to ustalenie, czy wybrany obiekt oraz sala konferencyjna dysponują niezbędnym wyposażeniem technicznym. Trzeba dobrze przemyśleć, w jaki sposób będą prowadzone wykłady i jakich udogodnień będziemy potrzebować. Obecnie większość miejsc, w których organizuje się konferencje, jest wyposażonych w odpowiedni sprzęt, w tym projektory czy komputery prezentacyjne. Standardem są również flipcharty i mazaki – niezbędne choćby przy spotkaniach kreatywnych.
Jedną z istotniejszych kwestii, której nie możemy przeoczyć, jest też stały dostęp do internetu dla wszystkich użytkowników oraz dogodna liczba punktów umożliwiających ładowanie telefonu czy innych urządzeń elektronicznych.
Krok 5: Przygotuj harmonogram konferencji
Mimo że wymieniane jako ostatnie, ustalenie harmonogramu wydarzenia jest równie ważnym, co pozostałe, etapem organizacji konferencji. Nieodłącznym elementem planu powinny być przerwy kawowe, w ramach których uczestnicy będą mogli odpocząć oraz nawiązać nowe, nie tylko biznesowe relacje. Ma to szczególne znaczenie w okresie po pandemii, kiedy to konferencje i ich organizacja przeniosły się do świata online.
Jeżeli dysponujemy wystarczającym budżetem, w harmonogramie konferencji warto uwzględnić dłuższą przerwę na lunch. W takiej sytuacji zwróćmy uwagę na możliwość zapewnienia uczestnikom ciepłego posiłku już w trakcie wyboru obiektu.
Jak zorganizować konferencję? Skorzystaj z naszego doświadczenia!
Organizacja konferencji nie musi być stresującym wyzwaniem. Dzięki naszym poradom stanie się dobrze zaplanowanym procesem, w którym nie umknie nam żadna kluczowa kwestia i istotny dla powodzenia przedsięwzięcia detal. Co jednak najważniejsze, nie musimy sami zastanawiać się, jak zorganizować konferencję i działać na własną rękę – decydując się na organizację konferencji w hotelu, możemy liczyć na wsparcie doświadczonego partnera.
Hotel Europeum oferuje sale konferencyjne we Wrocławiu, które można w dowolny sposób aranżować, a ponadto własny catering. Hotel znajduje się w samym centrum Wrocławia, dzięki czemu można do niego łatwo dojechać zarówno samochodem, jak i komunikacją miejską. Dodatkowo bliskość wrocławskiego Rynku sprawia, że w czasie wolnym goście mogą śmiało korzystać z atrakcji i usług oferowanych przez miasto.
