Logo EUROPEUM HOTEL, Wrocław
Jak zorganizować udaną konferencję? Poradnik krok po kroku

Jak zorganizować udaną konferencję? Poradnik krok po kroku

  1. Europeum Hotel
  2. Hotel
  3. Aktualności
  4. Jak zorganizować udaną konferencję? Poradnik krok po kroku
16 marca 2023

Organizacja konferencji to zadanie, do którego należy odpowiednio się przygotować – wymaga bowiem uwzględnienia wielu elementów i czynników oraz połączenia ich w spójną całość.
Konferencje mogą dotyczyć różnej tematyki, w związku z czym gromadzą uczestników, którzy mają odmienne oczekiwania. Od czego więc zacząć organizację konferencji i jak przebrnąć przez ten proces krok po kroku?

Organizacja konferencji – od czego zacząć?

Organizowanie konferencji polega przede wszystkim na stworzeniu dobrego planu i sprawnej realizacji kolejnych jego etapów. Już na początkowym etapie należy jednak przygotować się również na wystąpienie nieprzewidzianych sytuacji, które mogą zakłócić założony harmonogram oraz odpowiednio wcześniej opracować scenariusze alternatywne.

W pierwszej kolejności konieczne jest wytypowanie terminu wydarzenia, przygotowanie warstwy merytorycznej oraz zaplanowanie odpowiedniej komunikacji, która pozwoli na poinformowanie o evencie osoby potencjalnie nim zainteresowane. Kiedy ustalimy plan działania i zagadnienia merytoryczne, trzeba znaleźć przestrzeń, w której wydarzenie się odbędzie. Do dyspozycji mamy wiele obiektów oferujących sale konferencyjne – kampusy uniwersyteckie, hotele czy centra konferencyjne – dlatego wybierając to idealne miejsce powinniśmy mieć na uwadze przede wszystkim tematykę wydarzenia oraz potrzeby prelegenta i grupy docelowej.

Organizacja konferencji krok po kroku

Poniżej przedstawiamy, jak zorganizować konferencję krok po kroku, by pamiętać o wszystkich najważniejszych aspektach realizacji takiego przedsięwzięcia i uniknąć niepotrzebnego stresu.

Krok 1: Wybierz miejsce konferencji

Przestrzeń, w której odbędzie się konferencja, ma ogromne znaczenie – a jedną z głównych ról będzie odgrywał tu dogodny dojazd. W tym kontekście powinniśmy zadbać zarówno o wygodę dotarcia do miejscowości, w której organizujemy wydarzenie, jak i łatwość znalezienia samego obiektu. Innym aspektem, na który dobrze jest zwrócić uwagę, są atrakcje, jakie znajdują się w pobliżu obiektu – najlepiej w odległości krótkiego spaceru. Organizując spotkanie kilkudniowe, powinniśmy zapewnić uczestnikom możliwość spędzenia czasu wolnego w sposób przyjemny i aktywny.

Krok 2: Zadbaj o nocleg dla uczestników konferencji

W przypadku eventów dłuższych niż jednodniowe, warto rozejrzeć się za miejscem zapewniającym noclegi na miejscu konferencji – to zdecydowanie lepsze rozwiązanie niż rezerwacja pokoi w oddalonym obiekcie. Pamiętajmy, że uczestnicy konferencji często mają ze sobą walizki, więc noclegi na miejscu będą znacznym ułatwieniem. Dzięki temu goście będą mogli sprawnie się zameldować i pozostawić bagaże, a także odświeżyć się i odpocząć przed wystąpieniami.

Krok 3: Wybierz salę konferencyjną

Następny krok to wybór samej sali konferencyjnej. Na tym etapie trzeba mieć na uwadze przede wszystkim wielkość grupy oraz rodzaj i charakter wydarzenia. Jeśli organizujemy dużą konferencję, potrzebujemy sali, w której swobodnie rozstawimy krzesła i stoły, zapewniając każdemu uczestnikowi optymalny komfort i przestrzeń. Z kolei dla grup mniej licznych lepiej wybierać mniejsze sale – konferencja nie będzie wyglądała na mało uczęszczaną, a nastrój będzie zdecydowanie bardziej kameralny.

Ważnym aspektem podczas organizacji konferencji jest również możliwość swobodnej aranżacji sali – w przypadku niektórych wydarzeń konieczne może okazać się inne ustawienie krzeseł, na przykład w kształcie podkowy. Przed podjęciem decyzji warto także ustalić, czy sale są klimatyzowane. Ma to znaczenie szczególnie w miesiącach letnich oraz przy większych grupach, gdzie po kilku godzinach wystąpień dobrze jest wymienić lub lekko schłodzić powietrze.

Krok 4: Sprawdź wyposażenie sal konferencyjnych

Kolejny krok to ustalenie, czy wybrany obiekt oraz sala konferencyjna dysponują niezbędnym wyposażeniem technicznym. Trzeba dobrze przemyśleć, w jaki sposób będą prowadzone wykłady i jakich udogodnień będziemy potrzebować. Obecnie większość miejsc, w których organizuje się konferencje, jest wyposażonych w odpowiedni sprzęt, w tym projektory czy komputery prezentacyjne. Standardem są również flipcharty i mazaki – niezbędne choćby przy spotkaniach kreatywnych.

Jedną z istotniejszych kwestii, której nie możemy przeoczyć, jest też stały dostęp do internetu dla wszystkich użytkowników oraz dogodna liczba punktów umożliwiających ładowanie telefonu czy innych urządzeń elektronicznych.

Krok 5: Przygotuj harmonogram konferencji

Mimo że wymieniane jako ostatnie, ustalenie harmonogramu wydarzenia jest równie ważnym, co pozostałe, etapem organizacji konferencji. Nieodłącznym elementem planu powinny być przerwy kawowe, w ramach których uczestnicy będą mogli odpocząć oraz nawiązać nowe, nie tylko biznesowe relacje. Ma to szczególne znaczenie w okresie po pandemii, kiedy to konferencje i ich organizacja przeniosły się do świata online.

Jeżeli dysponujemy wystarczającym budżetem, w harmonogramie konferencji warto uwzględnić dłuższą przerwę na lunch. W takiej sytuacji zwróćmy uwagę na możliwość zapewnienia uczestnikom ciepłego posiłku już w trakcie wyboru obiektu.

Jak zorganizować konferencję? Skorzystaj z naszego doświadczenia!

Organizacja konferencji nie musi być stresującym wyzwaniem. Dzięki naszym poradom stanie się dobrze zaplanowanym procesem, w którym nie umknie nam żadna kluczowa kwestia i istotny dla powodzenia przedsięwzięcia detal. Co jednak najważniejsze, nie musimy sami zastanawiać się, jak zorganizować konferencję i działać na własną rękę – decydując się na organizację konferencji w hotelu, możemy liczyć na wsparcie doświadczonego partnera.

Hotel Europeum oferuje sale konferencyjne we Wrocławiu, które można w dowolny sposób aranżować, a ponadto własny catering. Hotel znajduje się w samym centrum Wrocławia, dzięki czemu można do niego łatwo dojechać zarówno samochodem, jak i komunikacją miejską. Dodatkowo bliskość wrocławskiego Rynku sprawia, że w czasie wolnym goście mogą śmiało korzystać z atrakcji i usług oferowanych przez miasto.
 

mobile nav bg
Zobacz na mapie

Aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, Serwis wykorzystuje pliki cookies zapisywane w pamięci przeglądarki. Szczegółowe informacje na temat celu ich używania oraz możliwość zmian ustawień plików cookies znajdują się w Polityce prywatności.
Klikając AKCEPTUJĘ WSZYSTKIE, wyrażasz zgodę na korzystanie z technologii takich jak cookies i na przetwarzanie przez OPAL INVESTMENTS Sp. z o.o., Św. Antoniego 2/4, 50-073, Wrocław Twoich danych osobowych zbieranych w Internecie, takich jak adresy IP i identyfikatory plików cookie, w celach marketingowych (w tym do zautomatyzowanego dopasowania reklam do Twoich zainteresowań i mierzenia ich skuteczności). Zmiany ustawień plików cookies możesz dokonać w ustawieniach.

Zarządzaj ustawieniami dotyczącymi prywatności
Pliki cookies niezbędne do funkcjonowania strony

Pliki cookies niezbędne do działania usług dostępnych na stronie internetowej, umożliwiające przeglądanie ofert, dokonywanie rezerwacji, wspierające mechanizmy bezpieczeństwa m.in: uwierzytelnianie użytkowników i wykrywanie nadużyć.

Pliki cookies analityczne

Pliki cookies umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika ze strony internetowej w celu optymalizacji jej funkcjonowania, oraz dostosowania do oczekiwań użytkownika,

Pliki cookies marketingowe

Pliki cookies umożliwiające wyświetlanie użytkownikowi treści marketingowych dostosowanych do jego preferencji, oraz kierowanie do niego powiadomień o ofertach marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom, obejmujących informacje dotyczące produktów i usług administratora strony i podmiotów trzecich.

Twoje preferencje nie zostały jeszcze zapisane